1. أول تشغيل
- سطّب البرنامج على كمبيوتر الكاشير (ملف OrderLy-Setup)، ووافق على "شغّل مع Windows".
- اختار "الجهاز ده هيبقى السيرفر". كل بيانات الكافيه بتتخزن على الكمبيوتر ده.
- اكتب اسم الكافيه، واسمك، واسم مستخدم وكلمة سر ليك (صاحب الكافيه).
- البرنامج بيبدأ بفترة تجربة 14 يوم. بعدها هتحتاج كود تفعيل (الإعدادات ← الاشتراك).
الكمبيوتر ده لازم يفضل شغال والبرنامج مفتوح عليه طول ما الكافيه شغال، لأن الموبايلات والتابلتات بتتصل بيه. ولازم يكون عليه نت عشان طلبات العملاء من الـ QR توصل.
2. الموبايلات والتابلتات
- الويتر: سطّب تطبيق الأندرويد على موبايله، واختار "الاتصال بسيرفر الكافيه". لازم يكون على نفس واي فاي الكافيه. البرنامج بيلاقي الكمبيوتر لوحده، ولو ما لقاهوش اكتب العنوان اللي ظاهر في الإعدادات على الكمبيوتر.
- البار / المطبخ: تابلت أو كمبيوتر عليه البرنامج، وادخل بحساب صلاحيته "بار / مطبخ". هيشوف شاشة الطلبات بس.
- كل جهاز بيدخل بحساب الموظف بتاعه (الإعدادات ← الموظفين).
4. الترابيزات وكروت الـ QR
- الترابيزات و QR ← إضافة ترابيزات: مثلاً من 1 لـ 20 مرة واحدة. ممكن تقسمها لأماكن (الصالة، التراس).
- دوس "اطبع كروت QR": كارت لكل ترابيزة (6 في الورقة)، وكارت للتيك أواي عند الكاونتر. قصهم وحطهم على الترابيزات.
- لو حد صوّر كود ترابيزة وبيطلب من برا الكافيه، دوس "غيّر الكود السري" للترابيزة دي واطبع كارت جديد.
5. طرق الدفع (المحافظ وInstaPay)
- من الإعدادات ← طرق الدفع ضيف فودافون كاش (أو أورانج / اتصالات / WE Pay) برقم المحفظة، وInstaPay بالعنوان أو الرقم، وممكن لينك الدفع.
- العميل بيختار هيدفع إزاي من موبايله. لو اختار محفظة أو InstaPay بيشوف الرقم والمبلغ وزرار نسخ، يحوّل، ويرفع صورة التحويل.
- الكاشير بيشوف الصورة (في الحساب، وفي "الطلبات ← التحويلات") ويدوس "الفلوس وصلت" بعد ما يتأكد من الموبايل، أو "ما وصلتش" فالعميل يشوف السبب.
ماتأكدش أي تحويل غير لما تشوف الفلوس وصلت فعلاً على المحفظة أو الحساب. صورة التحويل لوحدها مش دليل.
6. يوم الشغل
فتح الوردية
من الدرج اكتب الفكة اللي في الدرج ودوس "افتح الوردية". من غيرها مفيش تحصيل فلوس، وطلبات الـ QR مش بتتقبل (لو الإعداد ده شغال).
الصالة
- كل ترابيزة بلونها: أبيض فاضية، أخضر فاتح مشغولة، برتقاني طالبة الحساب، وإطار أحمر لو فيها حاجة محتاجة تتصرف (طلب QR، نداء، تحويل).
- دوس على ترابيزة فاضية ← عدد الأفراد ← تتفتح شاشة الحساب: المنيو على جنب والحساب على الجنب التاني.
- اختار الأصناف (والإضافات)، وبعدين "إرسال الطلب": بيتطبع لوحده في البار والمطبخ.
- من قايمة (⋮): نقل لترابيزة تانية، دمج ترابيزتين، تقسيم الحساب، خصم، شيل الخدمة، العميل ونقطه، ملاحظة.
- لإلغاء صنف: دوس عليه واكتب السبب. لو لسه ما اتحضرش الخامات بترجع المخزون.
- تيك أواي / ديليفري: من الزراير اللي فوق في الصالة.
الدفع
دوس "دفع": اختار الطريقة، والمبلغ (كله، أو بالتساوي على الأفراد، أو أي جزء)، ولو كاش اكتب العميل إدّى كام والبرنامج يقولك الباقي. لما الحساب يتدفع كله بيتقفل لوحده.
قفل الوردية
من الدرج ← "قفل الوردية": اعدّ الفلوس واكتبها، والبرنامج يقولك مظبوط ولا فيه عجز أو زيادة. المصاريف (لبن، نضافة...) سجّلها من "مصروف" طول اليوم.
7. طلب العميل من الـ QR
- العميل بيمسح الكارت ← المنيو بالصور (عربي أو إنجليزي) ← يختار ويضيف ملاحظات ← يكتب اسمه ← يختار طريقة الدفع ← "ابعت الطلب".
- كذا حد على نفس الترابيزة يقدروا يطلبوا من موبايلاتهم، وكله بيتجمع في حساب الترابيزة.
- الطلب بيوصل للكاشير في ثواني مع صوت تنبيه. حسب الإعدادات: يا إما الكاشير يقبله الأول، يا إما يتبعت للبار على طول (ومن شاشة الترابيزات تقدر تعمل لكل ترابيزة إعداد خاص).
- العميل بيتابع طلبه على موبايله لحظة بلحظة: مستني موافقة ← بيتحضر ← جاهز ← اتقدم، وبيشوف حساب الترابيزة كله.
- من موبايله كمان: "نادي الويتر"، "عايز الحساب"، "ادفع دلوقتي"، وبعد ما يدفع يقيّم الزيارة.
- في الطلبات هتلاقي: طلبات QR المستنية، والتحويلات، والنداءات، والطلبات الجاهزة للتقديم.
لو النت قطع في الكافيه، طلبات الـ QR بتقف، والصفحة بتقول للعميل يطلب من الويتر. الكاشير والويترز بيكملوا شغل عادي على واي فاي الكافيه.
8. البار والمطبخ
- شاشة البار والمطبخ بتعرض الطلبات اللي محتاجة تتحضر، والأقدم الأول. اختار من فوق المكان (البار بس، أو المطبخ بس، أو الكل).
- لون الطلب بيتغير مع الانتظار: أخضر، برتقاني بعد 8 دقايق، أحمر بعد 15.
- دوس على الصنف: "بيتحضر" ثم "جاهز". أو "الطلب جاهز" مرة واحدة. الويتر بيوصله تنبيه، والعميل بيشوف "جاهز" على موبايله.
9. الطباعة
- على الجهاز اللي متوصل بيه الطابعة: الإعدادات ← الجهاز ده واختار طابعة لكل حاجة: "الحسابات والفواتير"، و"تيكت البار"، و"تيكت المطبخ".
- أي طلب يتقبل بيطلع تيكته لوحده على طابعة مكانه، والحساب بيطلع على طابعة الكاشير لما العميل يطلبه.
- الطابعات الحرارية 80 و58 مم شغالة. مقاس الورق من "بيانات الكافيه والإعدادات".
- سيب البرنامج مفتوح على الجهاز اللي عليه الطابعة.
10. المخزون بالوصفات
- المخزون ← خامة جديدة: بن بالجرام، لبن بالمل، أكواب بالقطعة... واكتب السعر (مثلاً الكيلو بـ 800).
- في كل صنف (من المنيو) اعمل الوصفة: لاتيه = 18 جرام بن + 200 مل لبن + 1 كوباية. والإضافات كمان (شوت زيادة = 9 جرام بن) من "وصفات الإضافات".
- كل ما الطلب يتقبل الخامات بتتخصم لوحدها، وتعرف تكلفة كل صنف وربحه الحقيقي.
- لو خامة خلصت، الأصناف اللي عليها بتبقى "خلصان" لوحدها.
- سجّل فواتير الشرا من "فواتير الشرا" (المخزون بيزيد والتكلفة بتتحدث)، والجرد والهالك من قايمة كل خامة.
11. نقط الولاء والعروض
- فعّل النقط من "بيانات الكافيه والإعدادات": مثلاً نقطة لكل 10 جنيه، والنقطة بـ 25 قرش.
- في الحساب ← "العميل ونقط الولاء" ← اكتب موبايله. النقط بتتحسب لما الحساب يتقفل، ويصرفها في زيارة جاية.
- المنيو ← العروض: هابي أور مثلاً 20% على المشروبات الساقعة من 3 لـ 6 العصر. السعر بيتغير لوحده في الكاشير ومنيو العميل.
12. التقارير
- المبيعات، وصافي الربح (بعد تكلفة الخامات والمصاريف والهالك)، ومتوسط الحساب.
- ساعات الذروة، وطرق الدفع، ومصدر الطلبات (الكاشير / الويتر / QR).
- هندسة المنيو: الأصناف متقسمة نجوم وشغالة ولغز وضعيفة، مع نصيحة لكل نوع.
- متوسط وقت التحضير وقعدة الترابيزة، والإلغاءات بالسبب ومين عملها، وتقييمات العملاء.
- تصدير Excel من زرار التحميل.
13. الموظفين والصلاحيات
- المالك: كل حاجة.
- كاشير: الصالة والطلبات والدفع والدرج والمخزون. (الخصم وإلغاء الأصناف حسب الإعدادات.)
- ويتر: يفتح ترابيزات وياخد طلبات ويقبل طلبات الـ QR ويقدّم الجاهز. ما بيلمسش الفلوس.
- بار / مطبخ: شاشة التحضير بس.
- كل حاجة مهمة بتتسجل في "سجل النشاط": مين عمل إيه وإمتى.
14. النسخ الاحتياطي والاشتراك
- البرنامج بيعمل نسخة احتياطية كل يوم لوحده. من "الإعدادات ← النسخ الاحتياطي" اختار فولدر تاني (فلاشة أو فولدر Google Drive) عشان تتحفظ نسخة برا الكمبيوتر.
- الاشتراك: "الإعدادات ← الاشتراك" ← ابعت كود الجهاز لصاحب البرنامج على واتساب ← الصق كود التفعيل.
15. أسئلة سريعة
العميل بيقول "الكافيه مش بيستقبل طلبات"
افتح الوردية من الدرج، واتأكد إن "العملاء يقدروا يطلبوا من موبايلهم" شغالة، وإن كمبيوتر الكاشير عليه نت.
الموبايل مش لاقي السيرفر
اتأكد إنه على نفس الواي فاي، وإن البرنامج مفتوح على الكمبيوتر، واكتب العنوان اللي في إعدادات الكمبيوتر يدوي.
التيكت ما اتطبعش
على جهاز الطابعة: الإعدادات ← الجهاز ده ← اتأكد إن الطابعة متحددة، والبرنامج مفتوح، والطابعة شغالة وفيها ورق.